En un mundo laboral cada vez más dinámico, la necesidad de simplificar procesos administrativos se vuelve urgente. Una de las áreas que más puede beneficiarse de la digitalización es la firma de contratos laborales, un paso fundamental en la incorporación de nuevos talentos.
Tradicionalmente, este proceso implicaba impresiones, coordinaciones presenciales y papeleo físico que no solo consumen tiempo, sino que también generan retrasos innecesarios en el onboarding y en la experiencia del trabajador.
Aquí es donde entra en escena la firma digital, una herramienta clave para agilizar, formalizar y profesionalizar los procesos de gestión de personas.
La firma digital es un mecanismo electrónico que permite verificar la identidad del firmante y asegurar la integridad de un documento. En el contexto laboral, se utiliza para validar legalmente contratos, anexos, finiquitos y cualquier otro documento vinculante entre trabajador y empleador.
En Chile, la legislación distingue entre:
Implementar una firma electrónica permite cumplir con las exigencias legales mientras se reduce el tiempo de tramitación y se eleva el estándar en procesos administrativos.
Pasarse a la firma digital en contratos no solo es una mejora técnica: es un cambio estratégico que impacta positivamente en distintas dimensiones del negocio.
Aquí te dejamos los principales beneficios:
Con la firma digital, ya no necesitas agendar reuniones, imprimir documentos ni esperar que el trabajador esté presencialmente. Todo puede gestionarse en minutos, desde cualquier dispositivo y lugar.
Impacto real:
El primer contacto formal entre una empresa y su nuevo integrante es el contrato. Si este proceso es lento, engorroso o poco transparente, afecta negativamente la experiencia del trabajador desde el inicio.
Al usar firma digital:
Una firma de contrato digital es también parte de una cultura organizacional que promueve la agilidad, la innovación y el respeto por el tiempo de las personas.
Las soluciones de firma digital actuales cuentan con mecanismos de validación que permiten garantizar:
Esto permite cumplir con los estándares de seguridad, proteger a la empresa ante disputas legales y facilitar auditorías o fiscalizaciones.
Con la firma electrónica, los contratos se generan de forma automática, evitando errores manuales o versiones desactualizadas.
Además:
Esto contribuye a una gestión de personas más profesional y ordenada, especialmente útil en empresas con alta rotación o múltiples centros de trabajo.
Adoptar la firma digital también es una decisión sostenible. Al eliminar la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos en papel, las empresas reducen su huella ecológica de forma concreta.
Beneficios clave:
En Chile, la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos regula el uso de la firma electrónica y reconoce su validez legal. Según esta normativa:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel…" Artículo 3
En el ámbito laboral, la firma digital tiene la misma validez que una firma manuscrita. Esto ha sido ratificado por la Dirección del Trabajo, como se señala en el dictamen ORD. N°2901, que establece expresamente que no existen impedimentos jurídicos para suscribir documentación laboral mediante medios electrónicos.
Por ello, es fundamental utilizar plataformas certificadas y alineadas con la normativa vigente, que aseguren tanto la validez legal como el resguardo de los documentos firmados.
Estos son los pasos básicos para digitalizar tus contratos laborales con éxito:
La implementación de firma digital no es un cambio aislado, es parte de una transformación más amplia en recursos humanos, donde se busca eliminar el papel, automatizar procesos y mejorar la experiencia laboral.
Además de los contratos laborales, hoy puedes digitalizar:
Esto convierte al área de RRHH en un actor más estratégico, enfocado en la experiencia del colaborador y no en trámites administrativos.
En Talana, entendemos que el tiempo es clave tanto para las empresas como para los trabajadores. Nuestra solución de firma digital está integrada a nuestros módulos de gestión de personas, permitiéndote: