Beneficios de usar la firma digital en contratos laborales

En un mundo laboral cada vez más dinámico, la necesidad de simplificar procesos administrativos se vuelve urgente. Una de las áreas que más puede beneficiarse de la digitalización es la firma de contratos laborales, un paso fundamental en la incorporación de nuevos talentos.

Tradicionalmente, este proceso implicaba impresiones, coordinaciones presenciales y papeleo físico que no solo consumen tiempo, sino que también generan retrasos innecesarios en el onboarding y en la experiencia del trabajador.

Aquí es donde entra en escena la firma digital, una herramienta clave para agilizar, formalizar y profesionalizar los procesos de gestión de personas.

¿Qué es una firma digital?

La firma digital es un mecanismo electrónico que permite verificar la identidad del firmante y asegurar la integridad de un documento. En el contexto laboral, se utiliza para validar legalmente contratos, anexos, finiquitos y cualquier otro documento vinculante entre trabajador y empleador.

En Chile, la legislación distingue entre:

1. Firma electrónica simple: válida para actos o contratos que no requieran una formalidad especial.
2. Firma electrónica avanzada (FEA): tiene la misma validez legal que una firma manuscrita, ideal para contratos laborales.

Implementar una firma electrónica permite cumplir con las exigencias legales mientras se reduce el tiempo de tramitación y se eleva el estándar en procesos administrativos.

Beneficios de usar firma digital en contratos laborales

Pasarse a la firma digital en contratos no solo es una mejora técnica: es un cambio estratégico que impacta positivamente en distintas dimensiones del negocio.

Aquí te dejamos los principales beneficios:

1. Ahorro de tiempo y mayor eficiencia

Con la firma digital, ya no necesitas agendar reuniones, imprimir documentos ni esperar que el trabajador esté presencialmente. Todo puede gestionarse en minutos, desde cualquier dispositivo y lugar.

Impacto real:

1. Disminución del tiempo promedio de firma (de días a minutos).
2. Reducción de puntos críticos en procesos de contratación.
3. Mayor productividad del equipo de recursos humanos.

2. Mejora la experiencia

El primer contacto formal entre una empresa y su nuevo integrante es el contrato. Si este proceso es lento, engorroso o poco transparente, afecta negativamente la experiencia del trabajador desde el inicio.

Al usar firma digital:

1. El proceso es más fluido.
2. Se genera confianza y profesionalismo desde el primer día.
3. El empleado puede revisar y firmar con tranquilidad, sin presiones presenciales.

Una firma de contrato digital es también parte de una cultura organizacional que promueve la agilidad, la innovación y el respeto por el tiempo de las personas.

3. Seguridad jurídica y trazabilidad

Las soluciones de firma digital actuales cuentan con mecanismos de validación que permiten garantizar:

1. Identidad del firmante.
2. Integridad del documento (sin modificaciones posteriores).
3. Fecha y hora exacta de la firma.
4. Historial completo de cada transacción.

Esto permite cumplir con los estándares de seguridad, proteger a la empresa ante disputas legales y facilitar auditorías o fiscalizaciones.

4. Reducción de errores y mayor control

Con la firma electrónica, los contratos se generan de forma automática, evitando errores manuales o versiones desactualizadas.

Además:

1. Se centraliza la documentación laboral en un solo lugar.
2. Se generan alertas ante contratos pendientes.
3. Se evita la pérdida de papeles o documentos físicos.

Esto contribuye a una gestión de personas más profesional y ordenada, especialmente útil en empresas con alta rotación o múltiples centros de trabajo.

5. Impacto medioambiental positivo

Adoptar la firma digital también es una decisión sostenible. Al eliminar la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos en papel, las empresas reducen su huella ecológica de forma concreta.

Beneficios clave:

• Disminución en el uso de papel, tinta y energía asociada a impresoras y escáneres.
• Reducción de residuos físicos y costos logísticos asociados al almacenamiento de archivos impresos.
• Contribución directa a las metas de sostenibilidad y responsabilidad corporativa.
• Cada contrato firmado digitalmente es un pequeño paso hacia operaciones más limpias, eficientes y alineadas con el cuidado del planeta.
  

¿Es legal usar firma digital para contratos laborales?

En Chile, la Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos regula el uso de la firma electrónica y reconoce su validez legal. Según esta normativa:

“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel…" Artículo 3 

En el ámbito laboral, la firma digital tiene la misma validez que una firma manuscrita. Esto ha sido ratificado por la Dirección del Trabajo, como se señala en el dictamen ORD. N°2901, que establece expresamente que no existen impedimentos jurídicos para suscribir documentación laboral mediante medios electrónicos.

Por ello, es fundamental utilizar plataformas certificadas y alineadas con la normativa vigente, que aseguren tanto la validez legal como el resguardo de los documentos firmados.

Cómo implementar firma digital en tu empresa

Estos son los pasos básicos para digitalizar tus contratos laborales con éxito:

1. Evalúa tus procesos actuales: Identifica cuellos de botella, tiempos promedio y errores frecuentes en la firma de contratos.
2. Selecciona una plataforma confiable: Busca soluciones que cumplan con la normativa local y que se integren con tus sistemas de gestión de personas.
3. Capacita a tu equipo de recursos humanos: Es importante que quienes gestionan los contratos entiendan cómo funciona la herramienta y cómo comunicarlo a los trabajadores.
4. Crea flujos automatizados: Establece procesos claros, con notificaciones automáticas, plantillas predefinidas y control de versiones.
5. Comunica los beneficios: Explica de forma clara que la firma digital es segura, válida y les facilitará el proceso.
   
   

Firma digital y transformación digital de RRHH

La implementación de firma digital no es un cambio aislado, es parte de una transformación más amplia en recursos humanos, donde se busca eliminar el papel, automatizar procesos y mejorar la experiencia laboral.

Además de los contratos laborales, hoy puedes digitalizar:

• Anexos de contrato.
• Finiquitos.
• Políticas internas.
• Documentos de onboarding.
• Acuerdos de confidencialidad.

Esto convierte al área de RRHH en un actor más estratégico, enfocado en la experiencia del colaborador y no en trámites administrativos.

Simplifica la firma de contratos laborales

En Talana, entendemos que el tiempo es clave tanto para las empresas como para los trabajadores. Nuestra solución de firma digital está integrada a nuestros módulos de gestión de personas, permitiéndote:

1. Envía a firmar masivamente documentos.
2. Podrán ser firmados electrónicamente desde cualquier dispositivo.
3. Notifica y realiza seguimiento del estado.
4. Centralizar toda la documentación laboral de forma segura y ordenada.