En SPM, el orden no es una promesa, es una necesidad. Cuando administras edificios y condominios con trabajadores en distintos puntos de la ciudad, y jornadas que cambian entre turnos y horarios especiales, la gestión de personas deja de ser un área de soporte y se convierte en parte de la operación.
Por eso, cuando el negocio creció, el papel y los cálculos manuales empezaron a quedarse cortos, y la entrada de Talana no fue solo un paso hacia la digitalización, sino un cambio real en la forma de operar.
El crecimiento puso a prueba la operación
Antes de implementar Talana, SPM operaba bajo un modelo manual de gestión de personas que limitaba directamente su capacidad de crecimiento. La administración de múltiples jornadas (parciales, full-time y turnos especiales), sumada a la dispersión geográfica de los trabajadores, generaba fricciones difíciles de sostener mes a mes.
Los principales puntos críticos eran cuatro:
- Cierre de remuneraciones crítico: El cálculo de sueldos era manual, lo que exigía 10 días de trabajo y un equipo de 3 personas para completar el proceso.
- Limitación para escalar: El crecimiento de la empresa estaba condicionado por la carga administrativa; sumar más trabajadores implicaba necesariamente contratar más personal administrativo.
- Ciclo de firma lento y análogo: La firma de documentos era 100% presencial, con traslados físicos que extendían el proceso hasta 7 días por ciclo.
- Dependencia del papel: Contratos, anexos y vacaciones generaban altos costos logísticos y un uso intensivo de suministros físicos.
En la práctica, el equipo no estaba detenido por falta de ganas ni de capacidad, sino por falta de un sistema que acompañara el ritmo real del negocio.
De lo manual a un ecosistema digital
Para transformar esta realidad, SPM implementó Talana como un ecosistema digital que integró la administración estratégica y operativa en una sola fuente de información. El foco no fue sumar tecnología “por partes”, sino construir un modelo de gestión de personas más automatizado, trazable y escalable.
La implementación se sostuvo en cuatro ejes:
- Automatización de remuneraciones: Se centralizó el módulo de cálculo, habilitando el cruce automático de turnos, marcajes y variables legales, reduciendo la intervención manual.
- Datos escalables: Se segmentaron bases por comunidad y condominio, permitiendo una creación automatizada de turnos y asignaciones capaz de absorber el crecimiento de forma orgánica.
- Digitalización documental: Se implementó un sistema de firma masiva con múltiples opciones de firma, eliminando la necesidad de traslados físicos.
- Gestión remota de procesos administrativos: Vacaciones y anexos migraron a flujos digitales accesibles desde cualquier dispositivo para el trabajador.
Más que reemplazar planillas o digitalizar papeles, el cambio fue estructural. Se pasó de una operación dependiente del esfuerzo manual a una operación apoyada en automatización.
Orden y escalabilidad, en un solo ecosistema
La implementación de Talana no solo digitalizó procesos, redefinió la eficiencia operativa de SPM con métricas concretas y sostenibles:
- Optimización del cierre mensual: El cierre de remuneraciones se redujo de 10 a 5 días. Además, la automatización liberó capacidad del equipo, permitiendo que RR.HH. se enfocara en tareas de mayor valor y gestión más estratégica.
- Crecimiento sin aumentar estructura: SPM aumentó su dotación de 200 a 360 trabajadores (+80%) sin incrementar su equipo administrativo, demostrando la escalabilidad del modelo.
- Agilidad documental: Los tiempos de firma pasaron de un promedio de 7 días a una gestión casi inmediata, procesando cerca de 100 documentos digitales al mes con plena validez legal.
- Sostenibilidad operativa: Se redujo en un 50% el uso de papel (de 10 resmas a 5), disminuyendo costos y huella ambiental.