A diario las empresas, sus gerentes y trabajadores se ven con la misión de establecer y cumplir distintos objetivos y metas para poder crecer y prosperar, esto se logra a través de un plan de acción estratégicamente creado.
Un Plan de Acción es una serie de acciones estratégicamente seleccionadas, que tienen como función resolver un problema o debilidad detectada en los trabajadores y el equipo. Dependiendo del tema o situación actual de la empresa, el foco del plan puede cambiar, pero siempre será una serie de acciones concretas que nos ayudarán a solucionar los problemas, cumplir objetivos y tener un buen clima laboral.
Esto permitirá dividir el objetivo central de una empresa en una variedad de tareas, organizarlas cronológicamente y determinar los responsables de cada una, por cuánto tiempo, con qué recursos y presupuesto.
Sabemos que te debes estar preguntando, ¿qué beneficios me traerá desarrollar un Plan de Acción? Sigue leyendo, porque acá te contamos algunos:
- Simplifica los objetivos
- Conoce y reconoce las competencias de los trabajadores
- Desarrollo profesional de los trabajadores
- Organiza la rutina del equipo
- Evita riesgos e imprevistos
- Fortalece las relaciones comerciales
- Aporta en la sostenibilidad de la empresa
- Beneficios económicos
Sabemos que después de todos estos beneficios, es llamativo realizar un plan de acción, ¿cierto? Y parece sencillo, pero es importante seguir ciertos pasos para cumplirlo y no convertirlo en una pérdida de tiempo y recursos.
¡Que no cunda el pánico!
Cómo ejecutar tu plan de acción en simples pasos
1. Define tu objetivo final
Si no tienes claro lo que quieres hacer y lograr, vas directo al fracaso. Debes hacerte las siguientes preguntas: ¿Estamos planeando una nueva iniciativa? Empieza por definir dónde están y dónde quieren estar. ¿Queremos resolver un problema? Analiza la situación y explora posibles soluciones antes de escoger una.
Una vez claro, escribe tu meta y define los objetivos de manera SMART:
- Specific o específico: Definido y claro
- Medible: Tiene indicadores medibles para poder realizar un seguimiento
- Alcanzable: Es realista acorde a los recursos, tiempo, dinero, experiencia de la empresa y trabajadores
- Relevante: Está alineado a todos los objetivos de la empresa y logrará hacer un cambio
- Tiempo: Tiene fecha de entrega, si no, puedes estar meses sin tomarlo en serio
2. Enumera los pasos a seguir
Ya, el objetivo está claro… ¿qué hacemos ahora?
Debes crear una plantilla en tu plataforma favorita donde vas a enumerar todas las tareas a realizar con sus fechas de vencimiento y los responsables de cumplirlas.
Es importante involucrar a todo el equipo y que todos estén al tanto, así hay claridad de los roles y responsabilidades.
Si en este paso, consideras que hay tareas más grandes o complejas, vuelve a dividirlas en más pequeñas y fáciles de administrar.
3. Prioriza las tareas y agrega fechas límite
Una vez que estén todas las tareas listas, deben priorizarlas. Siempre, antes de fijar la fecha límite, habla con el responsable para conocer su capacidad y carga, así deciden en conjunto.
4. Identifica los recursos necesarios
Antes de comenzar a ejecutar cada objetivo, es importante asegurarse de tener todos los recursos al alcance, sino, hay que aplazar el comienzo de la tarea y adquirirlos. Es importante incluir esto en el presupuesto, sino irán apareciendo costos imprevistos y que pueden afectar al desarrollo.
5. Visualiza tu plan de acción
Es importante que todo el equipo pueda ver y entender el plan. Puede ser en un diagrama de flujo, carta Gantt, o la herramienta que prefieran, pero siempre debe estar cada paso al alcance del equipo: tareas, responsables, fechas, recursos, etc.
6. Monitorea, evalúa y actualiza
Constantemente tendrán que ir evaluando el proceso y tener la flexibilidad de ir modificando plazos, objetivos que van apareciendo en el camino, proponer soluciones adecuadas y modificar el Plan de Acción original. Para cerrar, un plan de acción bien definido entre líderes y su equipo, traerá beneficios increíbles a la empresa.
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