Preparación para una Fiscalización de SUNAFIL: Guía Completa

Una fiscalización laboral exige que la información administrada por Recursos Humanos sea consistente y pueda respaldar el cumplimiento de las obligaciones de la empresa. Contratos, asistencia, planilla y otros antecedentes forman parte de una gestión que requiere mantenerse ordenada más allá de una eventual inspección.

En este contexto, preparar a tu empresa para una fiscalización de SUNAFIL implica revisar con anticipación la información disponible para fortalecer el cumplimiento laboral en Perú y detectar posibles inconsistencias. Contar con un checklist para SUNAFIL desde RR. HH. facilita esta revisión y ayuda a organizar los antecedentes que podrían ser requeridos.

¿Qué revisa SUNAFIL en una empresa?

La Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) fiscaliza el cumplimiento de las obligaciones sociolaborales y de seguridad y salud en el trabajo. Por eso, una fiscalización de SUNAFIL en empresas puede centrarse en el registro de trabajadores, las remuneraciones, la jornada, los beneficios laborales o las condiciones de seguridad, según los hechos que se investiguen.

Para RR. HH., la pregunta útil es qué puede demostrar la empresa con información consistente. Si se revisa el pago de horas extras, por ejemplo, conviene poder relacionar el registro de asistencia con la boleta, la planilla y el comprobante de pago. Tener los archivos por separado no resuelve una diferencia entre ellos.

Este tipo de revisión también puede incorporarse a las auditorías laborales internas de la empresa, ya que permite detectar inconsistencias y revisar el cumplimiento normativo antes de recibir un requerimiento de la autoridad.

Checklist de documentos para una inspección laboral

Esta lista funciona como revisión interna de los principales documentos para inspección laboral. Antes de enviar información a SUNAFIL, corresponde leer el requerimiento concreto, identificar el período solicitado y comprobar qué documentos aplican al régimen laboral de la empresa y al marco normativo vigente:

1. Contratación y registro

• Verificar que cada trabajador figure correctamente en el T-Registro y que sus datos coincidan con los documentos laborales.
• Reunir los contratos escritos cuando correspondan, junto con sus adendas y constancias relacionadas.
• Revisar fechas de ingreso, puesto, remuneración y condiciones pactadas frente a la situación real del trabajador.
• Comprobar que cada contrato laboral y sus modificaciones permitan acreditar correctamente la relación laboral.

2. Planillas, boletas y pagos

• Tener disponibles las declaraciones de PLAME de los períodos pertinentes.
• Revisar boletas de pago, conceptos abonados, descuentos y sustento de entrega cuando corresponda.
• Conciliar la información declarada con los pagos efectivamente realizados.
• Comprobar el cálculo y pago de los beneficios laborales que sean materia de revisión.
• Verificar que las obligaciones laborales vinculadas con remuneraciones y seguridad social cuenten con el respaldo correspondiente.

3. Jornada, asistencia y descansos

• Conservar los registros de ingreso y salida del período solicitado.
• Comparar los horarios pactados con los registros de asistencia y los turnos efectivamente realizados.
• Revisar el sustento de horas extras, descansos, vacaciones, feriados y ausencias, según la materia inspeccionada.
• Investigar marcaciones faltantes o diferencias antes de presentar una explicación, sin modificar registros históricos para hacerlos coincidir.

4. Seguridad y salud en el trabajo

• Identificar la documentación de seguridad y salud aplicable a la actividad y al tamaño de la empresa.
• Revisar la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos, así como los registros y evidencias que correspondan.
• Comprobar que la documentación describa las condiciones reales de los puestos y centros de trabajo.
• Revisar las políticas internas y antecedentes relacionados con salud en el trabajo SST que correspondan a la materia fiscalizada.

¿Cómo preparar contratos, asistencia y planillas?

La revisión más útil cruza contratos, planillas y boletas asistencia y otros documentos que describen un mismo hecho. Para cada trabajador incluido en el período que se quiere auditar, RR. HH. puede seguir esta secuencia:

1. Confirmar el vínculo laboral. Comparar fecha de ingreso, condiciones pactadas y registro en el T-Registro.
2. Reconstruir la jornada. Revisar horario, turnos, asistencia, ausencias y trabajo adicional.
3. Seguir el pago. Contrastar las incidencias del período con boleta, PLAM y constancia de pago.
4. Documentar las diferencias. Registrar qué ocurrió, cuál es el sustento disponible y quién debe evaluar una eventual corrección.

Esta revisión periódica también fortalece la gestión laboral, ya que permite comprobar que los distintos registros y sistemas de gestión utilizados por la empresa mantengan información coherente.

¿Qué debe hacer RR. HH. al recibir un requerimiento?

Primero, debe revisar la casilla electrónica de SUNAFIL, identificar la materia investigada, el plazo indicado, el período y la forma de entrega. La casilla permite consultar las notificaciones emitidas por la entidad durante una fiscalización laboral de SUNAFIL.

Después conviene asignar un responsable de respuesta y reunir a quienes administran contratos, planillas, asistencia y seguridad y salud, según corresponda. Antes del envío, el equipo debe confirmar que los archivos sean legibles, cubren el período requerido y respondan a cada punto solicitado. También es prudente conservar copia de lo presentado y de la constancia de envío.

Los plazos y pedidos varían entre actuaciones, por lo que no corresponde asumir que una comunicación anterior fija el plazo de una inspección nueva. Si se detecta un posible incumplimiento, el área responsable debe evaluar de inmediato y responder con información veraz.

¿Qué errores pueden generar multas SUNAFIL?

Una diferencia documental no determina por sí sola una sanción. La autoridad debe evaluar los hechos y la infracción que corresponda de acuerdo con las disposiciones laborales vigentes:

1. Omitir o registrar incorrectamente información laboral, cuando ello afecta obligaciones sujetas a fiscalización.
2. Incumplir obligaciones sobre remuneraciones, beneficios o entrega de documentos. El reglamento respectivo contempla, entre otros supuestos, infracciones vinculadas con contratos y boletas de pago.
3. Desatender un requerimiento u obstaculizar la inspección. SUNAFIL advierte que la obstrucción de la labor inspectiva puede constituir una infracción muy grave.
4. Presentar documentos que no permiten acreditar lo ocurrido, por períodos incompletos, archivos ilegibles o datos contradictorios.

El monto de una eventual sanción depende de la infracción y de los criterios aplicables al caso. Por ello, una revisión interna debería centrarse primero en corregir incumplimientos y sostener los registros con evidencia, en lugar de estimar una multa genérica.

Ante situaciones que requieran una interpretación específica de derecho laboral, la empresa debe evaluar el caso concreto y la normativa aplicable antes de definir su respuesta.

¿Cómo puede apoyar Talana la preparación de la información?

Prepararse para una fiscalización de SUNAFIL requiere contar con información laboral organizada y disponible para revisar los antecedentes solicitados. Talana reúne distintos procesos de Gestión Administrativa que pueden facilitar este trabajo cotidiano y reducir la dispersión de información:

1. Centraliza la información de los trabajadores mediante Gestión de Personas, manteniendo sus antecedentes laborales en un mismo entorno.
2. Gestiona la información de remuneraciones y planilla desde el módulo de Remuneraciones, facilitando la revisión de los datos asociados a los pagos de los trabajadores.
3. Mantiene registros de asistencia y turnos, permitiendo consultar información sobre jornadas, marcaciones, atrasos y ausencias.
4. Digitaliza la gestión de documentos laborales mediante Firma electrónica, facilitando su organización y acceso cuando sea necesario revisarlos.
5. Conecta distintos procesos administrativos de RR.HH. dentro de una misma plataforma, facilitando la revisión de información antes de responder un requerimiento.