Gestión del Descanso Médico en Planilla: Claves para RR.HH. en Perú

Las ausencias por motivos de salud forman parte de la gestión laboral y requieren mantener coordinados distintos procesos de Recursos Humanos. Su correcta administración influye tanto en el registro de la ausencia como en la planilla y en el cumplimiento de las obligaciones asociadas a la seguridad social.

En este contexto, la gestión del descanso médico en Perú desde RR.HH. requiere conocer las responsabilidades de la empresa y la cobertura correspondiente. Comprender cómo funciona el subsidio de incapacidad temporal (EsSalud) permite abordar estos periodos de manera ordenada y conforme a la normativa vigente.

¿Qué es el descanso médico de un trabajador en Perú?

El descanso médico del trabajador en Perú es el periodo en que una persona queda temporalmente incapacitada para trabajar por una enfermedad o un accidente. En EsSalud, el Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo (CITT) acredita la incapacidad y su duración.

Los días indicados incluyen sábados, domingos y feriados, por lo que RR. HH. debe registrar las fechas de inicio y término. Aunque también se habla de licencia médica en Perú, para gestionar el subsidio es necesario verificar la documentación exigida por EsSalud.

¿Quién paga el descanso médico en Perú?

Durante los primeros 20 días de incapacidad acumulados en el año calendario, el pago corresponde al empleador. Desde el día 21 puede comenzar el subsidio de EsSalud, si se cumplen las condiciones aplicables.

1. Empleador: asume los primeros 20 días acumulados, aunque correspondan a distintos periodos de descanso.
2. EsSalud: el subsidio puede corresponder desde el día 21. Por ejemplo, si el trabajador ya acumuló 15 días y recibe otros 10, los primeros cinco completan los 20 a cargo del empleador y los siguientes cinco podrían ser subsidiables.
3. Duración máxima: el subsidio puede extenderse hasta 11 meses y 10 días consecutivos por cada caso de enfermedad, siempre que el trabajador no realice trabajo remunerado durante ese periodo.

¿Cuánto paga EsSalud por incapacidad temporal?

Para los trabajadores regulares dependientes, EsSalud calcula el subsidio multiplicando los días subsidiables por el promedio diario de las remuneraciones de los 12 meses calendario anteriores al mes en que comenzó la contingencia.

Si la afiliación con el empleador es menor a 12 meses, considera el periodo disponible. Por eso, el reembolso de EsSalud al empleador no necesariamente equivale a dividir la remuneración mensual entre 30.

Requisitos para acceder al subsidio por incapacidad temporal

Que el descanso supere los 20 días no genera automáticamente el derecho al subsidio. Para un asegurado regular, EsSalud exige verificar lo siguiente:

1. Aportaciones: tres meses consecutivos o cuatro meses no consecutivos dentro de los seis meses anteriores al mes en que comenzó la incapacidad.
2. Vínculo laboral: debe mantenerse al inicio y durante el periodo que se busca subsidiar.
3. Accidente: si la incapacidad deriva de uno, no se exige el mínimo de aportes, pero deben cumplirse las demás condiciones aplicables, incluido el vínculo laboral.

Hay reglas particulares para ciertos tipos de asegurados, por lo que RR. HH. debe revisar el régimen aplicable. Además, el subsidio puede extinguirse, perderse o suspenderse si se pierde el vínculo laboral, se realiza trabajo remunerado durante el periodo subsidiado, la persona recupera la salud o incumple el tratamiento indicado por el médico tratante.

Por eso, antes de presentar la solicitud, RR. HH. debe contrastar el certificado, la situación laboral y el periodo de incapacidad temporal en Perú que se busca subsidiar.

CITT y certificado médico particular, ¿son lo mismo?

No son lo mismo, porque cumplen funciones distintas. El CITT acredita ante EsSalud el tipo de contingencia y la duración del periodo de incapacidad temporal. Un certificado médico particular puede sustentar el descanso, pero, si corresponde a días posteriores al vigésimo día acumulado en el año, debe validarse o canjearse por un CITT para solicitar el subsidio. El trámite debe presentarse dentro de los 30 días hábiles desde la emisión del certificado.

1. Validación o canje: puede solicitarse ante la instancia correspondiente o mediante la plataforma VIVA. Al presentar la solicitud, se suspende el plazo de prescripción para pedir el subsidio hasta que se emita el CITT.
2. CITT Digital Cero Trámite: los establecimientos de salud que tengan el convenio correspondiente pueden emitir el CITT digital después de la atención, sin que el asegurado deba gestionar luego su validación.

Por eso, RR. HH. debe comprobar si el certificado particular requiere validación y si ya cuenta con el CITT que respaldará la solicitud del subsidio.

¿Cómo gestionar un descanso médico desde RR.HH.?

Para mantener el descanso médico en planilla alineado con los documentos y la solicitud a EsSalud, RR. HH. puede seguir estos pasos:

1. Revisar el documento: registrar las fechas de inicio y término, y conservar el respaldo.
2. Controlar los días acumulados: verificar cuántos días de incapacidad lleva el trabajador en el año para distinguir los primeros 20, a cargo del empleador, de los que podrían ser subsidiables desde el día 21.
3. Comprobar el sustento: si la incapacidad supera los 20 días y hay certificados médicos particulares, revisar si deben validarse o canjearse por un CITT.
4. Declarar correctamente los días: mantener consistencia entre el descanso, los días subsidiables y lo registrado en planilla. Si se declaran como días de trabajo remunerado, EsSalud podría reconocer solo los registrados correctamente como subsidiados.
5. Ordenar el expediente: asociar los documentos a cada periodo y dejar constancia de los días asumidos por la empresa y de los incluidos en la solicitud de subsidio.

Este control ayuda a distinguir los días que paga el empleador de aquellos que podrían ser subsidiados, sobre todo cuando el trabajador presenta varios descansos durante el año.

¿Cómo funciona el reembolso de EsSalud al empleador?

En el caso del asegurado regular dependiente, el empleador paga el subsidio al trabajador en la misma forma y oportunidad en que éste percibe su remuneración y posteriormente solicita el reembolso. Por eso, el reembolso EsSalud empleador debe considerarse dentro del proceso de gestión, con responsables y seguimiento propios.

Para solicitarlo, EsSalud informa entre sus requisitos el Formulario 1040 y el CITT correspondiente. También contempla información sobre los certificados médicos particulares que sustentan los primeros 20 días de incapacidad. La plataforma VIVA permite procesar virtualmente trámites vinculados a prestaciones económicas por incapacidad temporal.

Cómo Talana apoya la gestión administrativa de RR.HH.

Gestionar descansos médicos implica mantener conectada información sobre ausencias, remuneraciones y documentación de cada trabajador. Talana reúne distintos procesos de Gestión Administrativa en una misma plataforma para reducir tareas manuales y facilitar el seguimiento desde RR.HH:

1. Centraliza la información de los trabajadores mediante Gestión de Personas, manteniendo sus antecedentes administrativos en un solo lugar.
2. Integra la información con Remuneraciones, facilitando la gestión de los pagos asociados a cada período.
3. Registra y mantiene información de asistencia y ausencias mediante Asistencia y Turnos, facilitando su seguimiento.
4. Digitaliza la gestión de documentos laborales mediante Firma electrónica, manteniendo estos procesos dentro del ecosistema de Talana.