Auditar el registro de asistencia y detectar inconsistencias

En muchas empresas, el control de asistencia laboral todavía se entiende como una tarea administrativa asociada al registro de asistencia laboral y al cumplimiento de horarios. Sin embargo, desde una mirada estratégica de Recursos Humanos, estos datos son clave para una correcta gestión del tiempo de trabajo y el orden operativo.

La auditoría de asistencia permite ir más allá del registro diario y usar la información para detectar inconsistencias, prevenir riesgos y fortalecer el cumplimiento laboral.

La asistencia laboral como base de una gestión eficaz

Cada marcación registrada refleja una jornada efectiva de trabajo. A partir de ese dato se calculan remuneraciones, descansos, ausencias, horas extras y control de jornada, además de indicadores clave de carga laboral y productividad. Por lo mismo, una auditoría de asistencia bien diseñada resulta fundamental para una gestión eficaz, ya que permite detectar errores en la asistencia laboral antes de que escalen y se transformen en conflictos formales.

Distintos informes de Deloitte muestran que, al integrar sistemas y automatizar procesos, se reduce de forma significativa la cantidad de errores en nómina. Esto refuerza la idea de que muchos reprocesos se originan en fallas del registro manual o en la calidad del dato previo al cálculo.

En la práctica, suele asumirse que si el sistema marca, el dato es correcto. La auditoría viene justamente a cuestionar esa premisa y a verificar si el sistema de control está realmente alineado con la operación diaria.

¿Por qué auditar la asistencia de manera periódica?

Incorporar auditorías internas de forma regular no responde solo a una exigencia administrativa. Es una práctica preventiva que impacta directamente en el orden, la transparencia y la sostenibilidad de la gestión de personas, especialmente en el control horario de trabajadores:

1.- Cumplimiento normativo y fiscalización

La normativa laboral exige que las personas jurídicas mantengan registros fidedignos de la jornada. En procesos de fiscalización laboral y asistencia, la autoridad revisa no solo la existencia del registro, sino su coherencia, trazabilidad y respaldo. Una auditoría de asistencia permite anticiparse a observaciones vinculadas a normas laborales, al decreto supremo aplicable o a la correcta aplicación de la jornada máxima, como el límite de 48 horas semanales cuando corresponde.

La OIT ha señalado que una medición adecuada del tiempo de trabajo es clave para proteger derechos y promover condiciones justas. En ese marco, la auditoría se vuelve un pilar del cumplimiento normativo y del orden interno.

2.- La base del cálculo salarial

Errores en marcaciones, descansos mal registrados o jornadas mal configuradas generan pagos indebidos o descuentos incorrectos. Auditar permite evitar errores que afectan la credibilidad del área de RR.HH. y deterioran la relación laboral.

Se ha demostrado que la percepción de justicia en los procesos administrativos incide directamente en el compromiso. Un control de asistencia claro, revisado y transparente contribuye a esa percepción.

3.- Información para tomar mejores decisiones

Más allá del cumplimiento, la auditoría de asistencia entrega información clave para decisiones operativas. Permite identificar turnos mal diseñados, sobrecarga de trabajo, uso excesivo de horas extras o brechas entre la jornada pactada y la real. Sin este proceso, los datos pueden estar distorsionados y llevar a decisiones poco acertadas en dotación o planificación.

Qué revisar en una auditoría de asistencia

Una auditoría efectiva no se limita al sistema. Revisa contratos, procesos y prácticas que influyen directamente en la calidad del registro.

1. Coherencia contractual y operativa: Es fundamental que lo registrado coincida con lo pactado. Jornadas, turnos y modalidades deben estar formalizadas. Cuando existen diferencias, el registro de asistencia laboral pierde valor como respaldo ante una fiscalización.
2. Marcaciones y descansos: La revisión debe considerar ingresos, salidas y pausas. Marcaciones incompletas, duplicadas o fuera de rango son algunos de los errores más comunes detectados en auditorías.
3. Horas extras y compensaciones: Las horas extras deben estar autorizadas, bien calculadas y correctamente compensadas. Este punto es especialmente sensible en auditorías, ya que concentra gran parte de los reclamos laborales.
4. Ausencias y permisos: Vacaciones, licencias y permisos deben integrarse correctamente al sistema para no afectar pagos ni generar inconsistencias.
5. Trazabilidad del sistema: La auditoría también revisa quién puede modificar registros, con qué respaldo y bajo qué condiciones. La falta de trazabilidad es uno de los principales riesgos detectados cuando no existe un programa de compliance laboral claro.

Tecnología como apoyo a la auditoría de asistencia

Auditar la asistencia de forma efectiva requiere algo más que revisiones manuales. Un software de control permite que la auditoría de asistencia sea continua, trazable y alineada con la operación real, reduciendo errores y anticipando riesgos.

En la actualidad, los sistemas de control de asistencia facilitan este proceso al permitir:

• Centralizar el registro de asistencia laboral y los turnos en un solo lugar.
• Mantener trazabilidad sobre marcaciones y ajustes.
• Reducir errores en la asistencia laboral y reprocesos administrativos.
• Alinear jornadas, turnos y horas extras y control de jornada con lo pactado.

Desde esta mirada, el módulo de Asistencia y Turnos de Talana integra jornadas, turnos y horas extras dentro de un mismo flujo, asegurando consistencia y cumplimiento.

La tecnología no reemplaza la auditoría, la hace preventiva y más estratégica, permitiendo gestionar el tiempo de trabajo con mayor claridad y foco en las personas.