Grupo Colchagua reduce un 60% el tiempo de cierre de nómina

Grupo Colchagua es una empresa con más de diez años en Servicios Transitorios y Outsourcing, dedicada a apoyar a distintas organizaciones en la contratación y gestión de talentos. Su operación en varias regiones del país exige una administración ágil y ordenada. 

Este escenario hacía evidente la necesidad de centralizar información, reducir tareas manuales y asegurar mayor precisión en los procesos diarios. Con una operación en crecimiento y equipos distribuidos, avanzar hacia un modelo digital se volvió imprescindible.

Cuando la operación supera a la fuerza manual

Antes de digitalizar su operación, la gestión de personas estaba marcada por la dispersión y por el uso de herramientas manuales. La información se encontraba repartida en planillas, documentos impresos y sistemas que no conversaban entre sí, lo que exigía un esfuerzo considerable para lograr cierres oportunos y cálculos precisos.

El equipo de Recursos Humanos debía destinar entre cuatro y cinco días al cierre de nómina, incluso con horas extra, debido a la cantidad de ajustes manuales y validaciones que implicaba el proceso. 

La firma de documentos también representaba un cuello de botella, ya que podía tardar entre dos y tres días en completarse por la coordinación con los firmantes. A esto se sumaba el riesgo de errores en las cargas manuales de asistencia, contratos y fichas, lo que afectaba la exactitud final de los datos.

Este escenario generaba una doble presión, avanzar con rapidez sin poner en riesgo la confiabilidad del cálculo final.

Desafíos que impedían avanzar hacia una operación eficiente

Los problemas no solo retrasaban tareas operativas, también limitaban la capacidad del área de enfocarse en funciones estratégicas: 

1. Tiempos extensos para el cierre de nómina: La carga administrativa y los reprocesos prolongaban el trabajo y consumían recursos del equipo.
2. Firma de documentos lenta: El proceso dependía completamente de la coordinación presencial y del seguimiento manual del estado de cada documento.
3. Riesgo de errores de cálculo: La información fragmentada generaba inconsistencias que afectaban la precisión de liquidaciones y descuentos.
4. Poca trazabilidad en la gestión diaria: La revisión de horas extra, ausentismos y correcciones de jornada requería revisiones múltiples y un seguimiento exhaustivo.

Un crecimiento que exigía una gestión más ágil

Para transformar su operación, Grupo Colchagua unificó toda la información a pago de los más de 1.500 trabajador en una sola plataforma: Talana, dejando atrás los procesos manuales y los flujos dependientes del papel.

La implementación se centró en tres pilares clave:

1. Integración de datos: Al conectar “Remuneraciones” con “Asistencia y Turnos”, la empresa logró centralizar la información operativa y eliminar discrepancias entre sistemas. Esto permitió una base de cálculo precisa y actualizada.
2. Firma digital para acelerar flujos contractuales: La tramitación de documentos se volvió completamente digital. El equipo pudo firmar más de 500 documentos simultáneamente y tenerlos listos el mismo día, sin coordinar reuniones ni gestionar papeles físicos.
3. Trazabilidad operacional en tiempo real: Horas extra, descuentos por ausentismo y correcciones de jornada quedaron disponibles en una plataforma única, lo que facilitó un análisis ágil y redujo la probabilidad de errores.
4. Esta integración permitió pasar de procesos fragmentados a una operación coherente, ordenada y más segura.

Resultados que impulsaron una nueva forma de trabajar

Los efectos de la digitalización fueron inmediatos y medibles, con mejoras en toda la cadena de gestión: 

1. El equipo pasó de dedicar cuatro o cinco días, con horas extra, a completar el proceso en solo dos días en jornada normal.
2. La empresa ahorra aproximadamente $200.000 al mes en tinta y papel, además de $700.000 en envíos a regiones.
3. La centralización de datos redujo casi por completo las inconsistencias generadas por cargas manuales.
4. Corregir jornadas y revisar ausentismos se volvió un proceso rápido y confiable, ideal para una operación de alto movimiento.
   

Estos avances permitieron liberar tiempo del equipo, mejorar el control operativo y fortalecer la precisión de los datos críticos para la toma de decisiones.

Centralizar la información y automatizar los flujos clave permitió que el área de personas pasara de una operación reactiva a una gestión más estratégica, con impacto directo en la productividad y en la calidad del servicio interno.