Organigrama para empresas: Qué es y cómo hacerlas

En toda empresa, la estructura importa, porque no solo define quién hace qué, sino que también influye directamente en cómo se coordinan los equipos, cómo se distribuyen las responsabilidades y qué tan rápido se puede avanzar cuando toca tomar decisiones.

En ese contexto, el organigrama para las empresas sigue siendo una herramienta clave, sobre todo hoy, cuando los roles cambian, las áreas se adaptan y los procesos se vuelven cada vez más digitales. Más que un esquema visual, es una forma de ordenar la operación, alinear expectativas y dar claridad, mostrando la estructura organizacional tal como funciona en la práctica.

¿Qué es un organigrama y para qué sirve en una empresa?

Un organigrama es una representación visual de la estructura organizacional interna. En términos simples, permite entender cómo se compone la estructura de la empresa, cuáles son sus niveles jerárquicos y cómo se relacionan los distintos cargos dentro de la jerarquía laboral.

Su valor está en lo que permite clarificar quién reporta a quién, cómo fluye la toma de decisiones y qué lugar ocupa cada persona dentro de una empresa. Desde la perspectiva de recursos humanos y la gestión de personas, cumple un rol estratégico, porque ordena la operación y evita que el crecimiento se vuelva caótico.

Entre sus principales aportes están:

• Aporta claridad sobre roles y responsabilidades.
• Facilita la inducción de nuevos trabajadores y la integración de los miembros del equipo.
• Ayuda a detectar vacíos, duplicidades y desajustes de funciones entre áreas de la empresa.
• Ordena la comunicación interna y delimita el ámbito de control en cada nivel.
• Sirve como base para procesos de evaluación, desarrollo y planes de sucesión.

En esa línea, Deloitte destaca que el "job design", como parte del diseño organizacional, permite definir roles e interacciones con claridad, ayudando a llevar la estructura desde el papel a la práctica.

Tipos de organigrama más utilizados en empresas

No todas las empresas se organizan de la misma manera, por eso existen distintos tipos de organigrama que se adaptan al tamaño, la operación y el grado de formalidad de la estructura empresarial. En algunos casos, lo relevante es reforzar una estructura jerárquica, mientras que en otros conviene representar dinámicas más transversales o modelos por proyectos:

1.- Organigrama vertical: También conocido como organigrama jerárquico, es el formato más tradicional y el más fácil de interpretar cuando la compañía posee estructuras definidas. Ordena la estructura desde la alta dirección hacia los distintos niveles, mostrando la cadena de mando y las dependencias jerárquicas de una empresa.

Suele utilizarse en organizaciones con roles bien definidos, supervisión formal y necesidad de control operativo, por lo que es una referencia útil para entender la operación en empresas con varios niveles de liderazgo.

2.- Organigrama horizontal: El organigrama horizontal se utiliza cuando se quiere representar una estructura más “plana”. Reduce el foco en rangos o cargos y pone el énfasis en la coordinación entre equipos, mostrando funciones al mismo nivel.

Es común en empresas con culturas colaborativas donde la coordinación transversal es clave, especialmente cuando se busca rapidez en la ejecución y autonomía sin perder orden.

3.- Organigrama funcional: El organigrama funcional ordena la estructura por funciones o áreas, por ejemplo Finanzas, Operaciones, Comercial, Personas o TI. Permite visualizar cómo se agrupan equipos especializados y cuáles son sus responsabilidades dentro del funcionamiento global.

En la práctica, representa bien las estructuras funcionales y ayuda a entender la lógica funcional de una empresa, aunque exige coordinación para evitar silos entre áreas y asegurar trabajo colaborativo.

4.- Organigrama matricial: Se usa cuando una persona puede depender de más de una línea de liderazgo, por ejemplo un jefe funcional y un líder de proyecto. Es útil en compañías que trabajan por proyectos, clientes o unidades de negocio, y requiere reglas claras para evitar confusión sobre prioridades, responsabilidades y reportes.

Se utiliza cuando se busca reforzar una idea de conexión entre roles y trabajo articulado, especialmente en empresas que quieren representar su cultura como menos vertical sin perder orden interno.

Cómo hacer un organigrama paso a paso

Crear un organigrama no es solo una tarea gráfica. También es un ejercicio de análisis interno que exige conversación, criterios claros y una mirada realista sobre cómo funciona la empresa, porque si el mapa no representa la operación, deja de ser útil desde el primer día.

A.- Definir la estructura real de la empresa

El primer paso es describir cómo se trabaja hoy y no cómo debería verse en el papel. Por eso conviene incluir roles informales, liderazgos transversales y funciones que se repiten, ya que ese nivel de claridad permite que el organigrama empresarial sea una herramienta concreta y no un documento que nadie consulta.

B.- Identificar roles y niveles jerárquicos

Aquí es clave distinguir cargos y no personas. Un buen organigrama debe sobrevivir a cambios de nombres propios, manteniendo la lógica de la estructura y dejando claro cómo se distribuyen posiciones, responsabilidades y niveles de decisión dentro de los miembros de la organización.

C.- Establecer relaciones de dependencia

Definir líneas de reporte claras reduce ambigüedades y mejora la coordinación entre áreas. Esto es especialmente relevante en empresas medianas, donde los roles suelen ser híbridos y donde, si no se delimita bien la dependencia, se multiplican dobles encargos, tareas duplicadas y responsabilidades sin dueño.

D.- Elegir el formato adecuado

No todas las empresas necesitan un diseño complejo. A veces, un esquema simple es suficiente si logra ordenar la información y hacerla comprensible para todos los trabajadores, por eso se recomienda partir con formatos claros e incluso utilizar plantillas de organigramas para avanzar más rápido, sobre todo cuando se trabaja con equipos distribuidos o cambios frecuentes.

E.- Mantenerlo actualizado

Un organigrama desactualizado puede generar más problemas que beneficios, porque instala confusión en lugar de claridad. Cada cambio relevante en roles, estructura o crecimiento debería reflejarse oportunamente para que el documento siga siendo una referencia confiable.

En el fondo, mejorar la claridad organizacional no solo impacta la eficiencia interna. También ayuda a ordenar la convivencia laboral, facilita la comunicación, reduce fricciones y fortalece la confianza, lo que termina siendo una ventaja competitiva cuando la empresa está en expansión.

Errores comunes al crear un organigrama

Aunque el organigrama busca ordenar la estructura y facilitar la coordinación interna, en la práctica suele fallar por errores de base. Estos son los más frecuentes al construir un organigrama empresarial.

• Representar una estructura “ideal” y no la real: El organigrama no coincide con la forma en que se reporta, se coordina o se toman decisiones en la operación.
• Incluir nombres propios en lugar de cargos: Ante cambios de equipo o rotación, el organigrama queda obsoleto y requiere ajustes constantes.
• No definir líneas de dependencia claras: Existen cargos con doble reporte o sin jefe directo definido, lo que genera ambigüedad en la asignación de tareas.
• Omitir roles transversales o funciones compartidas: Áreas o responsables que trabajan para varios equipos no quedan representados, dificultando la coordinación entre departamentos.
• Dejarlo como un archivo aislado : Cuando el organigrama no se conecta con procesos como onboarding, firma de contratos, gestión documental o actualización de cargos, se desordena rápido y pierde vigencia.

En ese sentido, digitalizar la gestión de personas ayuda a que la estructura no quede solo en un diagrama, sino que se traduzca en procesos ordenados y trazables. Con plataformas como Talana, es más fácil mantener roles y equipos alineados, centralizar documentación y sostener el crecimiento sin que la operación se vuelva caótica.