Método GTD en el trabajo

En un mundo lleno de distracciones y responsabilidades, organizarse puede parecer una tarea imposible. La metodología creada por David Allen, Getting Things Done, ofrece una estructura práctica para gestionar tareas y alcanzar objetivos sin estrés. En Chile, esta técnica ha ganado popularidad entre profesionales que buscan mejorar su productividad y organizar su día a día de manera efectiva. En este artículo, explicaremos cómo funciona el sistema GTD, sus beneficios y técnicas de organización GTD.

¿Qué es la metodología GTD?

La metodología GTD, o Getting Things Done en inglés, es un sistema de organización personal y profesional basado en la idea de liberar la carga mental de las tareas pendientes, almacenándolas en un sistema confiable que permita priorizar y planificar las actividades de forma más efectiva. GTD ayuda a reducir el estrés que produce la acumulación de tareas, mejorando el enfoque y la productividad.

Cinco pasos para la productividad personal con GTD

Paso 1: Capturar
Este paso consiste en recopilar todas las tareas, ideas, compromisos y proyectos que tienes en mente, ya sea en el trabajo o en la vida personal. La idea es que no quede nada sin registrar. Puedes utilizar una libreta, una aplicación digital o cualquier herramienta que te permita registrar cada tarea, desde proyectos complejos hasta ideas sueltas.

Paso 2: Aclarar
Una vez que has agrupado todo, el siguiente paso es aclarar cada elemento. Esto implica tomar decisiones sobre cada tarea o idea y definir qué acciones requieren. La metodología GTD sugiere clasificar las tareas en tres opciones:

• Hacer: tareas que se pueden completar en el momento y no llevan más de dos minutos.
• Delegar: tareas que pueden ser hechas por otra persona.
• Posponer: tareas que puedes realizar más adelante o que no son prioritarias.

Paso 3: Organizar
Este paso consiste en poner cada tarea en la categoría adecuada dentro de tu sistema de organización. Algunas categorías recomendadas son:

• Proyectos: actividades que requieren múltiples pasos para completarse.
• Calendario: tareas con fechas y plazos específicos.
• Lista de próximos pasos: acciones que puedes realizar en cualquier momento.
• Lista de espera: elementos pendientes de los cuales esperas respuesta o acción de terceros.

Paso 4: Reflexionar
Para que el sistema GTD funcione de manera óptima, es importante realizar una revisión periódica, idealmente cada semana. En esta revisión, hay que evaluar el estado de las tareas y ajustar las prioridades según los objetivos. La reflexión semanal permite mantener la perspectiva y actualizar el sistema con cualquier tarea o compromiso nuevo.

Paso 5: Hacer
Este paso consiste en ejecutar las tareas. Con el sistema organizado, puedes dedicarte a hacer cada tarea sin preocuparte por lo que está pendiente, ya que el sistema GTD te da la seguridad de que todo está bajo control.

Beneficios de la metodología GTD en el contexto chileno

GTD es un método que ofrece múltiples beneficios, donde el ritmo de vida y las demandas laborales pueden generar altos niveles de estrés. Algunos de los beneficios clave son:

• Reducción del estrés: al capturar y organizar todas las tareas en un sistema confiable, te liberas del peso mental de recordarlo todo.
• Mayor productividad: GTD permite enfocarte en lo que realmente importa, eliminando distracciones y priorizando tareas.
• Equilibrio entre trabajo y vida personal: esta metodología ayuda a distribuir el tiempo de forma efectiva, lo que permite dedicar tiempo tanto al trabajo como a la vida personal.
• Mejora de la toma de decisiones: GTD facilita tomar decisiones con claridad al tener una visión completa de tus proyectos y pendientes.

Herramientas para aplicar el método GTD en Chile

Es fundamental contar con herramientas que faciliten la captura y organización de tareas. Algunas aplicaciones populares que pueden ayudarte son:

• Asana: ideal para la gestión de proyectos y tareas, con opciones para equipos de trabajo y proyectos individuales.
• Trello: con su sistema de tableros, es perfecto para categorizar tareas y proyectos en diferentes fases.
• Google Calendar: ideal para gestionar fechas límite y recordatorios en el calendario.

Ojo, ¡hay muchas más! Estas herramientas pueden adaptarse al sistema GTD, permitiendo mantener un control efectivo sobre tareas y compromisos.

¿Cómo empezar a aplicar GTD en tu día a día?

Probablemente requiera algunos cambios de hábito, pero la clave es comenzar paso a paso:

1. Inicia con la captura: durante una semana, anota todas las tareas, ideas y compromisos que surjan en tu mente.
2. Establece un sistema de organización: escoge una herramienta que se adapte a tus preferencias y necesidades, y empieza a clasificar las tareas en listas como "próximas acciones", "proyectos", "espera" o "calendario".
3. Realiza una revisión semanal: reserva tiempo al final de la semana para actualizar y revisar tus listas, planificar los días siguientes y asegurar que todo esté bajo control.
4. Mantén la consistencia: la clave para el éxito con GTD es la práctica constante. Al aplicar estos pasos cada semana, notarás una mejora en tu organización y productividad.

Ejemplos prácticos de GTD en la vida laboral y personal

Imagina que eres un gerente de proyectos y tienes múltiples actividades, desde reuniones hasta planificación de estrategias. Con GTD, capturas cada tarea en una lista de "próximos pasos" o "calendario", según el nivel de prioridad y fecha de entrega. Las tareas menores se completan de inmediato, y las que requieren más planificación se asignan a un proyecto.

La metodología GTD (Getting Things Done) es una herramienta poderosa para la gestión del tiempo y tareas, que permite a los profesionales alcanzar una organización efectiva en su vida laboral y personal. Con GTD, puedes liberar tu mente de tareas pendientes, reducir el estrés y mejorar la productividad en todas las áreas de tu vida.

La implementación de esta metodología requiere constancia, pero los beneficios que aporta a nivel de enfoque y bienestar la convierten en una de las técnicas de organización más completas para quienes buscan ser más eficientes en un mundo lleno de distracciones.

Prueba GTD y transforma tu forma de trabajar, logrando tus objetivos sin el estrés de las tareas acumuladas.