Quimetal optimiza en un 50% la conciliación de asistencia y turnos

En Quimetal, la operación exige precisión, ya que con una dotación de 360 trabajadores, donde el 85% corresponde a operarios de planta y con jornadas que se distribuyen en distintos turnos, la gestión de personas no es solo administrativa, sino parte crítica del funcionamiento del negocio.

Sin embargo, cuando la operación crece y se vuelve más compleja, los modelos tradicionales empiezan a quedarse cortos. Y eso fue lo que ocurrió.

Una operación que ya no escalaba

Antes de implementar Talana, Quimetal empresa líder en productos químicos con más de 75 años de trayectoria operaba con un modelo altamente manual, marcado por una fuerte dependencia del papel y procesos poco escalables. Con una cultura organizacional consolidada y altos niveles de antigüedad, el cambio no solo era tecnológico, también cultural.

Los principales puntos críticos eran cinco:

1. Procesos manuales y lentos: La conciliación de asistencia dependía de múltiples planillas Excel y sistemas satélites, lo que implicaba hasta 10 días de trabajo solo para revisar la información mensual.
2. Baja trazabilidad y demora en firmas: Contratos y anexos físicos podían tardar entre 3 y 6 meses en completarse debido a la dispersión entre plantas.
3. Brecha en la comunicación interna: Solo el 20% de la dotación tenía acceso a información corporativa, dejando fuera a gran parte del personal operativo.
4. Carga administrativa en selección: Los procesos de reclutamiento y evaluaciones psicolaborales requerían gestión manual, lo que retrasaba la incorporación de nuevos trabajadores.
5. Dependencia del soporte externo: La resolución de incidencias en plataformas anteriores podía tardar días, afectando la continuidad operativa del área.

En la práctica, el problema no estaba en el equipo, sino en que el modelo de gestión ya no acompañaba el ritmo real del negocio.

Un ecosistema digital para ordenar la gestión

Para abordar estos desafíos, Quimetal implementó Talana como un ecosistema digital que permitió ordenar, automatizar y conectar la gestión de personas en una sola plataforma. El foco no fue digitalizar procesos aislados, sino transformar la forma en que se opera.

La implementación se estructuró en cinco ejes:

1. Digitalización y centralización de asistencia: Se reemplazaron las planillas Excel por un sistema automatizado que consolida la asistencia en tiempo real, eliminando la revisión manual.
2. Firma digital y gestión documental online: Se implementó firma electrónica para toda la documentación laboral, permitiendo trazabilidad completa sin traslados físicos.
3. Acceso a la información para toda la dotación: Se desplegó una app que permite a los trabajadores, incluidos operarios sin computador, gestionar sus procesos y recibir comunicaciones.
4. Automatización de selección y onboarding: Se centralizó el flujo de reclutamiento y evaluaciones en una sola plataforma, reduciendo tiempos administrativos.
5. Soporte ágil y en tiempo real: Se estableció un canal directo a soporte con tiempos de respuesta inferiores a una hora, asegurando continuidad operativa.

Más que incorporar tecnología, el cambio permitió pasar de una gestión fragmentada a una operación conectada y escalable.

Resultados que impactan la operación

La implementación de Talana generó mejoras concretas en eficiencia, trazabilidad y capacidad operativa:

1. Optimización en asistencia: El tiempo de conciliación de asistencia y turnos se redujo en un 50%, pasando de procesos manuales extensos a una gestión ágil y automatizada.

2. Mayor precisión en remuneraciones: Se redujo en un 80% el margen de error en conciliación y cálculo de sueldos.

3. Eliminación total del papel: Se digitalizó el 100% de los procesos documentales, incluyendo contratos, anexos y liquidaciones.

4. Agilidad en firmas: Los tiempos de firma bajaron de ciclos de hasta 6 meses a procesos de entre 30 y 45 días.

5. Impacto en selección: El tiempo de evaluación y filtro de candidatos se redujo en un 50%, logrando cierres incluso dentro del mismo día.

6. Mayor alcance comunicacional: La cobertura interna aumentó del 20% al 80%, con un 90% de la dotación utilizando activamente la app.

7. Evolución del área de RR.HH.: El equipo creció de 5 a 8 personas, mientras que el área de remuneraciones se optimizó de 5 a 3, permitiendo enfocar esfuerzos en desarrollo organizacional, capacitación y gestión del talento.

8.  Mejora significativa en soporte: pasaron de respuestas en 24 horas con otros provehedores a menos de 1 hora con Talana.