MIGTRA reduce el 80% del tiempo destinado a remuneraciones
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MIGTRA ayuda a grandes empresas a hacer sus operaciones de transporte más seguras, eficientes y productivas mediante el uso estratégico de la información. A medida que la empresa fue creciendo, la gestión de Recursos Humanos también comenzó a demandar una administración más ágil y centralizada.
El uso de planillas para remuneraciones, la gestión física de documentos y una dotación con personal en terreno aumentaban la carga administrativa. Con Talana, MIGTRA logró ordenar su gestión, reducir las discrepancias en remuneraciones y disminuir significativamente el tiempo destinado a tareas operativas.
Cuando los procesos manuales comenzaron a quitar tiempo a RR. HH.
Antes de implementar Talana, MIGTRA enfrentaba una gestión administrativa caracterizada por la dispersión de la información y la dependencia de procesos manuales. Con una dotación que incluye personal en diferentes regiones de Chile, la falta de centralización ralentizaba la operación y aumentaba la carga operativa del equipo.
Entre los principales desafíos se encontraban:
- Inconsistencia y revisión manual en remuneraciones: El cálculo de sueldos se realizaba en planillas Excel que luego debían cruzarse con la contabilidad externa, lo que exigía entre 4 y 5 días de revisiones constantes y elevaba el riesgo de errores.
- Lentos tiempos de firma documental: La gestión física de contratos, anexos y liquidaciones provocaba demoras de entre 7 y 10 días, o incluso más, para obtener las firmas necesarias del personal fuera de oficina.
- Información fragmentada y alta carga administrativa: La desconexión entre la documentación contractual y remuneraciones obligaba a destinar una cantidad importante de tiempo a tareas operativas, reduciendo la capacidad del equipo para abordar iniciativas de mayor valor estratégico.
Centralizar la gestión para simplificar los procesos
Para enfrentar estos desafíos, MIGTRA implementó Talana con el objetivo de centralizar información, ordenar sus procesos de Recursos Humanos y facilitar la gestión digital de documentos.
La implementación permitió abordar tres áreas que concentraban buena parte de la carga administrativa:
- Estandarización del cálculo de remuneraciones: El proceso comenzó a gestionarse de manera centralizada en Talana, reduciendo la dependencia de planillas externas y facilitando la revisión de la información antes del cierre.
- Gestión documental y Firma Digital: La digitalización de contratos, anexos y liquidaciones permitió gestionar documentos y firmas de manera remota, algo especialmente relevante para una empresa con trabajadores que desempeñan sus funciones en terreno.
- Centralización de la información y acompañamiento: La información de los trabajadores pasó a gestionarse desde un mismo ecosistema, mientras que el acompañamiento durante la implementación facilitó la adopción de los nuevos procesos.
De cinco días a uno en el proceso de remuneraciones
La implementación de Talana permitió a MIGTRA reducir tiempos de gestión y disminuir significativamente las discrepancias que se producían durante el proceso de remuneraciones.
El cambio más importante se produjo precisamente en este proceso. MIGTRA logró reducir en más de un 90 % las discrepancias en remuneraciones.
A este resultado se sumaron mejoras en otros procesos administrativos:
- De 7 a 10 días a 24-48 horas en la gestión de firmas: Los contratos, anexos y liquidaciones que anteriormente podían tardar más de una semana en completar su ciclo de firma comenzaron a gestionarse habitualmente en un plazo de uno a dos días.
- Entre 30 y 40 horas administrativas recuperadas al mes: La reducción de tareas manuales permitió que RR. HH. destinara ese tiempo a funciones como análisis financiero, control presupuestario y planificación.
- Digitalización de la documentación: MIGTRA digitalizó la documentación contractual activa y las liquidaciones de sueldo, disminuyendo el uso de documentos físicos dentro de estos procesos.
“Para nosotros implementar Talana no fue solamente digitalizar procesos. Fue una forma de ordenar la operación y acompañar el crecimiento de MIGTRA con procesos mucho más profesionales.”
María Mercedes Delgado, Jefa de Administración y RR. HH. en MIGTRA
