Gestión de Licencias Médicas : Qué paga el empleador

La gestión de una licencia médica también tiene efectos en el cálculo de las remuneraciones y exige aplicar correctamente las reglas asociadas a la ausencia laboral.

Comprender el descuento de las licencias médicas por parte del empleador en Chile y su relación con el Subsidio por Incapacidad Laboral permite reflejar correctamente estos períodos en la liquidación de sueldo y evitar diferencias en el pago de las remuneraciones.

¿Qué paga el empleador cuando hay licencia médica?

Una licencia médica permite a una persona ausentarse o reducir temporalmente su jornada por indicación profesional. Durante ese período, se suspende la obligación de prestar servicios y, cuando se cumplen los requisitos legales, la remuneración o renta asociada al reposo es reemplazada por el subsidio de incapacidad laboral. En términos generales:

1. El empleador paga la remuneración correspondiente a los días efectivamente trabajados y otros conceptos que deban mantenerse según su naturaleza.
2. La entidad correspondiente se encarga de pagar el subsidio durante los días cubiertos por la licencia.
3. El trabajador recibe el subsidio si cumple los requisitos establecidos para acceder al beneficio.

Por eso, señalar simplemente que durante la licencia médica el empleador paga puede generar confusión, ya que la empresa no necesariamente mantiene el sueldo durante todo el período de reposo.

¿Cómo descontar una licencia médica en la liquidación?

Para trabajadores con remuneración fija, la Dirección del Trabajo ha establecido que el valor diario utilizado para determinar la remuneración de una fracción de mes se obtiene dividiendo la remuneración mensual por 30, independientemente de que el mes tenga 28, 29, 30 o 31 días.

Así, para efectos del descuento por licencia médica en la liquidación, la referencia general es:

Valor diario = remuneración mensual / 30

Luego se determina la remuneración que corresponde pagar considerando los días de ausencia cubiertos por la licencia. Por ejemplo, si una persona tiene una remuneración mensual fija de $900.000 y presenta una licencia por cinco días dentro del mes, el valor diario de referencia es de $30.000.

El tratamiento final de la liquidación debe considerar el inicio de la licencia, su duración y los demás conceptos remuneracionales o no remuneracionales aplicables.

¿Quién paga el Subsidio por incapacidad laboral?

El subsidio de incapacidad laboral en Chile busca reemplazar la remuneración que la persona deja de percibir mientras se encuentra temporalmente incapacitada para trabajar. Sin embargo, tener una licencia médica autorizada no implica por sí solo acceder al beneficio, ya que también deben cumplirse los requisitos establecidos para el SIL.

La entidad responsable del pago del subsidio depende del sistema previsional de salud y de la situación del empleador:

1. Para afiliados a Fonasa cuyo empleador no está afiliado a una CCAF, el pago puede corresponder a COMPIN a través de la Subsecretaría de Salud Pública.
2. Cuando interviene una Caja de Compensación, esta puede ser la encargada de pagar el beneficio.
3. Para afiliados a una ISAPRE, el pago corresponde a la institución respectiva.
4. Cuando existe un convenio de pago, la entidad pagadora puede acordar que el empleador entregue directamente el subsidio al trabajador.
5. La Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) regula y fiscaliza materias relacionadas con este sistema y establece instrucciones para las entidades que intervienen en el otorgamiento y pago del SIL.

Tipos de licencias médicas y su efecto en remuneraciones

No todas las licencias médicas tienen el mismo tratamiento. Antes de realizar un descuento o determinar quién debe pagar, RR.HH. debe identificar el tipo de licencia médica y la causa del reposo.

Entre los principales tipos de licencias médicas se encuentran:

• Enfermedad o accidente común: corresponde a problemas de salud que no tienen origen laboral.
• Licencias asociadas a maternidad: contemplan situaciones vinculadas al embarazo y al período de protección correspondiente.
• Enfermedad grave del niño menor de un año: permite acceder al reposo y beneficio cuando se cumplen los requisitos establecidos.

Por otra parte, los accidentes del trabajo y la enfermedad profesional se encuentran cubiertos por el seguro de la Ley N.º 16.744 y tienen reglas específicas.

Reembolso de licencia médica COMPIN, CCAF o ISAPRE

En el sector privado, el empleador no siempre tiene un monto que recuperar, ya que normalmente el subsidio se paga al trabajador a través de la entidad correspondiente.

Por eso, antes de gestionar un reembolso de licencia médica en COMPIN o reembolso por licencia médica con ISAPRE, RR.HH. debe verificar si la empresa efectivamente pagó una suma que corresponda recuperar.

El reembolso puede aplicar principalmente en estos casos:

1. Convenio de pago directo: el empleador entrega el subsidio al trabajador por cuenta de la entidad pagadora y posteriormente solicita su reembolso.
2. Empresas afiliadas a una CCAF: si existe un convenio de pago directo y la licencia está autorizada, puede corresponder recuperar los subsidios pagados por cuenta de la Caja.
3. Determinados regímenes del sector público: la entidad empleadora puede mantener el pago de la remuneración durante la licencia y posteriormente recuperar el subsidio correspondiente.

¿Cómo ordenar la gestión de licencias médicas en RR.HH.?

Una licencia médica puede afectar la jornada laboral, la remuneración, las cotizaciones y el pago del SIL. Por eso, una adecuada gestión de licencias médicas, RRHH requiere mantener información actualizada durante todo el proceso.

Para asegurar la trazabilidad, RR.HH. debería controlar:

1. Período de reposo: fecha de inicio de la licencia, término y número de días indicados.
2. Tipo de licencia: para identificar el origen del reposo y aplicar el tratamiento correspondiente.
3. Estado de la licencia: autorizada, reducida, rechazada o pendiente de resolución.
4. Entidad correspondiente: para identificar quién interviene en la autorización y el pago del subsidio, según corresponda.
5. Impacto en remuneraciones: días que deben considerarse al preparar la liquidación.
6. Cambios posteriores: modificaciones en la resolución que puedan requerir ajustes en remuneraciones o registros internos.

Además, asistencia y remuneraciones deben trabajar con la misma información. Un registro incorrecto o tardío puede generar diferencias en la liquidación y en las cotizaciones previsionales, por lo que es importante verificar el estado de la licencia antes de cerrar el proceso de nómina.

Automatizar la gestión de licencias médicas 

Llevar el control de los reposos de salud de forma manual incrementa los tiempos administrativos y el riesgo de inconsistencias. Con el módulo de Remuneraciones de Talana, la gestión de licencias médicas RRHH se simplifica y automatiza gracias a sus integraciones nativas con las plataformas operativas de salud.

1. Integración con IMED y Medipass: Permite consultar y tramitar licencias médicas directamente desde el módulo de Remuneraciones sin cargar documentación manualmente.
2. Visibilidad en tiempo real: Entrega un panel para revisar el estado actualizado y la categorización de los reposos de los trabajadores.
3. Carga masiva de ausencias: Sincroniza automáticamente los días de licencia con la liquidación de sueldo, calculando el descuento de forma exacta.
4. Automatización previsional: Se actualiza con los indicadores de Previred e IMED para calcular las cotizaciones obligatorias durante el período de reposo.