Gestión de tiempo en el trabajo

Hoy en día estamos expuestos a interrupciones de manera constante. Notificaciones, emails, redes sociales y muchas otras cosas más son parte de nuestra rutina diaria que nos desconcentran durante la jornada laboral.

Es difícil priorizar las tareas si no estamos totalmente concentrados. Si bien establecer prioridades ayuda a planificar, siempre aparecen tareas más urgentes y cambios de fecha límite, junto a las notificaciones interminables.

¿Qué significa gestionar el tiempo? 

La gestión del tiempo es la práctica de gestionar tu trabajo para asegurarte de que estás utilizando tu tiempo de la manera más consciente posible.

Una gestión eficaz, además de aumentar la productividad, te permite establecer las prioridades en tu lista de tareas para hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.

¿Cómo organizar mi tiempo? 

Más adelante vamos a hablar de distintas estrategias, pero puedes partir con estas acciones:

1. Conecta el trabajo diario con los objetivos: asegúrate que tu trabajo vaya de la mano con los objetivos del equipo o de la empresa. Así identificarás las tareas más importantes que debes tomar.
   
   
2. Establece prioridades: es fundamental tener claro qué tareas son más importantes. Está comprobado que las prioridades poco claras fomentan el "burnout". La incertidumbre nos hace dudar y perder tiempo valioso.
   
   
3. Planifica al final de cada día: evita partir tu día con confusiones. Dedica los últimos minutos a tomar decisiones para el día siguiente.
   
   
4. Delega y no digas siempre que sí: define tus prioridades y compartirlas con el equipo, le entrega claridad a todos. Si hay un pendiente que debe hacerse pero no es una prioridad para ti, delégalo a un compañero que pueda tomarlo.
   
   
5. Adiós al papel, hola a las herramientas de gestión: las listas de tareas pendientes a mano son propensas a tener errores y a perderse. Una herramienta digital te permite hacer cambios ilimitadamente y compartir el estatus con todo el equipo.
   
   
6. Desactiva las notificaciones: cuando puedas, utiliza las funciones de "no molestar". Así podrás concentrarte realmente en la tarea que estás realizando.
   
   
7. Organiza tu espacio físico: con el tiempo inevitablemente acumulamos papeles, cajas, cables, notas adhesivas, etc. El problema es que un espacio desordenado aporta al desorden mental. Asegúrate de ir ordenando tu escritorio constantemente.
   
   
8. Deja de hacer "multitasking": cada vez que cambias de tarea tu cerebro necesita cambiar rápidamente a la nueva, encontrar la información y contexto. Esto requiere de mucha energía mental, lo que nos hace terminar agotados.
   
   
9. Toma descansos: uno de los mejores ejercicios para mejorar la gestión del tiempo es descansar. Cuando te sientes abrumado, intentas hacer más, pero tu cerebro lo que necesita es descansar y recargarse. Agotados no logramos nada.

Estrategias de gestión del tiempo 

Para incorporar la gestión del tiempo, es necesario tener una estrategia de gestión. Esto te ayudará a:

• Establecer límites de tiempo en el trabajo
• Abordar una tarea a la vez
• Programar tu día de manera más consciente

Sigue leyendo para ver las estrategias más comunes y efectivas:

El método o técnica Pomodoro 🍅

Períodos cortos de trabajo y descansos entre sesiones para mantener la motivación y concentración.

¿Qué necesitas?

⏲️ Temporizador

✅ Lista de tareas priorizadas

🤫 Desactivar tus notificaciones

Configura tu temporizador en 25 minutos y dedica ese tiempo exclusivamente a trabajar en una tarea. Al cumplir el tiempo, descansa 5 minutos. Repite y después de la cuarta sesión de trabajo, toma un descanso más largo de 20 a 30 minutos.

Timeboxing 📦

Toma consciencia del tiempo que le dedicas a cada tarea, desarrollando el trabajo en “timeboxes” o bloques de tiempo. Divide las tareas grandes y ponles tiempo de desarrollo (que no sea más de tres horas).

🗒️ Pendiente: escribir artículo

⏲️ Escribir bosquejo: dos horas

😌 Descanso

⏲️ Comenzar el borrador: una hora y media

😌 Descanso

⏲️ Primera revisión con líder: media hora

No lo dejes para mañana 😉

Con este método te aseguras de realizar tu trabajo más importante todos los días. Aborda las tareas extensas o complejas primero, antes de trabajar en lo menos urgente.

👀 Haz un seguimiento a tu trabajo y sus prioridades para identificar cuál priorizar

🏋️ Una vez que hayas hecho el trabajo más urgente e importante, podrás continuar con el resto.

El principio de Pareto 😌

Éste método es lo opuesto al anterior. Promueve terminar rápido las tareas sencillas para poder sentirte más motivado al comenzar el día.

🧐 Dedica el 20% de tu tiempo al 80% de tu trabajo.

💪🏼 Si puedes terminar el 80% de tus pendientes relativamente rápido, liberarás el día para abordar el otro 20% (el con mayor prioridad) que tomará el 80% de tu tiempo.

Getting Things Done (GTD) 📝

Escribe todo lo que necesitas hacer, así liberas capacidad mental y te concentras en realizar y no en estar recordando tus pendientes.

🗒 Escribe tus pendientes en un lugar

🧹 Ordena y prioriza tu trabajo para tomar decisiones, por ejemplo:

• Elimina lo que ya hiciste
• Agrupa en una carpeta que de “Más adelante” el trabajo que tendrás que hacer después.
• Trabajo que depende de otras tareas o compañeros
• Prioridad de trabajo

Time blocking ✋🏼

🗓️ Fija períodos en tu calendario para tus tareas, así divides tu semana de manera eficiente y le permite saber a tus compañeros en qué estás trabajando.

👩🏻‍💻 Éste método permite dedicar más tiempo a un trabajo concentrado y fluido, ya que no hay reuniones que interrumpan.

👉🏼 Es importante ceñirse al calendario establecido.